Skenirani PDF u uređivi Word: potpuni vodič (OCR + raspored)

Ako “PDF ne možete uređivati”, najčešće je zato što su stranice zapravo slike (sken/fotografija) bez pravog tekstualnog sloja. Za uređivi Word: očistite stranice → uključite OCR po potrebi → izvezite u Word i provjerite ključna polja.

Odaberite pravi cilj: “urediv” ili “pretraživ”?

Ovaj vodič fokusira se na skenirani PDF → urediv Word, uz manje tipfelera, manje “slomljenog” rasporeda i manje ponovnog rada.

Preporučeni proces: skenirani PDF → urediv Word (najveća stopa uspjeha)

Popravi PDF Organiziraj stranice Obreži PDF PDF u Word

Prije pretvorbe: učinite datoteku “OCR-prijateljskom”

Ako je izvor loš, ni dobar OCR ne može sve spasiti. Ovi koraci pripreme često daju najveći dobitak:

• Dovoljna rezolucija: za skeniranje se preporučuje 300 DPI. Ispod 150 DPI točnost znatno pada.
• Manje zakrivljenja/nagiba: ako su stranice nagnute (npr. > 5°), detekcija redaka/stupaca se kvari.
• Bez odsjaja i sjena: kod fotografija izbjegnite direktno svjetlo i držite pozadinu čistom.
• Bolje skener nego telefon: ako možete, skener daje stabilniji rezultat od fotografije.

Korak 0 (neobavezno): popravite datoteku ako se ne otvara/ne pretvara

Popravak prije pretvorbe ima smisla ako vidite:

• “Datoteka je oštećena / ne može se pročitati”
• učitavanje ili pretvorba stalno pada
• stranice se ne prikazuju potpuno ili fontovi nedostaju

Popravi PDF

Korak 1: sredite rotaciju i redoslijed stranica

Organiziraj stranice

Napravite tri stvari:

• okrenite pogrešno rotirane stranice (OCR odmah pati ako je tekst “na boku”)
• izbrišite prazne/reklamne stranice (čišći rezultat i manji trošak)
• posložite redoslijed (često se pomiješa kod skeniranih ugovora/materijala)

Korak 2 (preporučeno): obrežite rubove i pozadinu

Obreži PDF

Ovo je jedan od najlakših načina da poboljšate:

• točnost prepoznavanja
• stabilnost rasporeda u Wordu
• brzinu obrade

Korak 3 (po potrebi): crno-bijelo / sive nijanse za bolji kontrast

Crno-bijelo / sive nijanse

Ako sken ima puno šuma (tekstura papira, siva pozadina, sjene), prelazak na crno-bijelo ili sive nijanse može:

• povećati kontrast slova
• smanjiti “šum” u OCR rezultatu

Korak 4: pretvorite u Word (uključite OCR kad treba)

PDF u Word

Praktičan pristup:

• ako se tekst može označiti i pretraživati — pretvorite bez OCR-a
• ako je sken/fotografija — uključite OCR i provjerite jezik(e) dokumenta

Česte zamke i pouzdani “plan B”

1) Previše grešaka u tekstu: prvo provjerite kvalitetu i jezik

Ako dobijete:

• mnogo propuštenih slova
• miješanje sličnih znakova (0/O, 1/I itd.)
• čudne simbole u riječima

Najčešće pomaže:

• bolje “čišćenje” izvora (obrezivanje, kontrast, bez odsjaja)
• odabir ispravnog OCR jezika

2) Stupci/tablice/fusnote lome raspored: razdvojite cilj

Za skenove s puno tablica (izvodi, evidencije), često je bolje:

PDF u Excel

Ako vam treba samo tekst (prijevod/pretraživanje), stabilnije je:

PDF u tekst

3) “Izgleda oštro, ali nije pretraživo”: vektori/slojevi

Ponekad PDF izgleda kao pravi tekst, ali pretraga ne radi jer je:

• tekst pretvoren u vektorske obrise
• sadržaj složen iz kompleksnih slojeva

U tim slučajevima OCR je normalan i često najbolji izbor.

4) Ograničenja dozvola: prvo otključajte (samo ako imate pravo)

Ako je PDF zaključan (ne može se kopirati/uređivati), prvo otključajte:

Otključaj PDF

Visoko vrijedna kombinacija: uredite u Wordu, isporučite kao PDF

U praksi Word često nije završni format — za isporuku (sustavi predaje, klijenti, tenderi) treba “isporučivi PDF”. Razmišljajte o tome kao o dva povezana toka:

1. Tok uređivanja: PDF u Word → (uređivanje u Wordu) → Word u PDF
2. Tok isporuke (dodajte po potrebi):

• vlasništvo / zaštita od zloupotrebe: Dodaj vodeni žig
• ograniči kopiranje/uređivanje/ispis ili postavi lozinku: Zaštiti PDF
• uklopi se u limit veličine (e-mail/upload): Komprimiraj PDF (obično na kraju)

FAQ

Zašto i dalje ima mnogo OCR grešaka?

Najčešće zbog tri razloga:

1. Pogrešan jezik: ako odaberete samo engleski za neengleski tekst, greške rastu drastično.
2. Loš izvor: zamućenje/odsjaj/sjene ograničavaju točnost; čišći sken pomaže više od podešavanja.
3. Bez pripreme: Obreži uklanja rubove, a Crno-bijelo/Sive nijanse povećava kontrast.

Tablice su “pobjegle” u Wordu. Što da radim?

Za dokumente gdje su tablice ključne, probajte prvo:

PDF u Excel

Ako vam treba samo tekst, često je stabilnije:

PDF u tekst

Je li normalno da se raspored u Wordu dosta razlikuje?

Da. Skenirani PDF → Word je “prepoznavanje + prelom”, pa kompleksni rasporedi rijetko budu identični. Ciljajte prvo na tekst koji se može kopirati/pretraživati/uređivati, pa dotjerajte ključne dijelove ručno u Wordu.

Brza kontrolna lista: što provjeriti nakon pretvorbe?

• iznosi / datumi / ID brojevi / brojevi ugovora (najosjetljivije)
• pomaknuti stupci u tablicama (ako treba — Excel)
• zaglavlja/podnožja/brojevi stranica nedostaju (dodajte ručno kod važnih isporuka)
• nedostaju redovi/klauzule (posebno kod fotografija)

Povezani alati

---