In Ausschreibungen, Angeboten und RFPs braucht man oft „lesbar, aber schwer zu kopieren/verändern“. Dieser Leitfaden zeigt einen praktischen Ablauf und erklärt Grenzen sowie Zusammenspiel verschiedener Schutzmethoden.
„Anti‑Copy“ richtig verstehen
- Öffnen‑Passwort: Ohne Passwort lässt sich die Datei nicht öffnen.
- Berechtigungen (Owner/Permission): Auch geöffnet kann Kopieren/Drucken/Bearbeiten/Seitenentnahme untersagt werden.
- Wasserzeichen: Sichtbare Markierungen (Firmenname/nur Ausschreibung/nur intern etc.).
- Flatten: Annotationen/Formulare/Layer in die Seite einbacken, um spontane Änderungen zu erschweren.
Grenzen in der Praxis
Berechtigungen wirken nur, wenn der Reader sie respektiert (Haupt‑Viewer tun das) — kein absoluter Schutz. Kombination „Drucken verbieten + flächiges Wasserzeichen + Flatten“ erhöht Hürde und Nachverfolgbarkeit deutlich.
Empfohlener Ablauf (nach Bedarf anpassen)
- Berechtigungen/Passwörter setzen
Öffnen Sie Verschlüsselung/Berechtigungen:
- Optional Öffnen‑Passwort (für interne oder begrenzte Verteilung)
- „Kopieren/Drucken/Bearbeiten/Seitenentnahme verbieten“ aktivieren
- Wasserzeichen hinzufügen (Abschreckung + Nachverfolgung)
Wasserzeichen hinzufügen:
- Text‑WZ: Firmenname/nur Ausschreibung/nur intern/ID; diagonal, halbtransparent, großflächig
- Bild‑WZ: Logo/Siegel; Opazität/Position so wählen, dass Inhalt lesbar bleibt
- Flatten (änderbare Elemente fixieren)
PDF flatten:
- Annotationen/Formulare/Layer fixieren, spontane Entfernungen/Eingriffe erschweren
- Wichtige Kommentare vorher in Wasserzeichen umwandeln
- Kompatibilität/Archiv (optional)
- Verlangt das Portal PDF/A: Zu PDF/A konvertieren und validieren
Reihenfolge Signatur vs. Schutz
Jede Bearbeitung/Konvertierung macht bestehende Signaturen ungültig. Üblich: Finalisieren → verschlüsseln/wasserzeichen/flatten → zuletzt signieren; oder „geschützte Prüfkopie“ + „Signaturversion“ getrennt bereitstellen.
FAQ
F: Lässt sich Kopieren/Drucken mit nicht‑konformem Viewer komplett verhindern?
A: Nicht zu 100 %. Flags hängen vom Viewer ab. Die Kombination „Drucken verbieten + Overlay‑Wasserzeichen + Flatten“ erhöht die Hürde deutlich und erhält Spuren.
F: Beeinträchtigen Wasserzeichen die Lesbarkeit?
A: Diagonale, niedrige Deckkraft (10–20 %) nutzen; bei kritischen Tabellen/Plänen abmildern.
F: Datei öffnet nach Schutz nicht/Fehler?
A: PDF reparieren; oder Basis neu exportieren und „Schützen → Wasserzeichen → Flatten“ erneut anwenden.
F: Fremde Wasserzeichen/Berechtigungen entfernen?
A: Recht und Verträge beachten. Mit legitimen Rechten Wasserzeichen entfernen oder PDF entsperren — konform vorgehen.
Verschlüsselung / Berechtigungen
Öffnen‑Passwort; Kopieren/Drucken/Bearbeiten deaktivieren.
Wasserzeichen
Text/Bild‑WZ; Batch und Stilsteuerung.
PDF flatten
Annotationen/Formulare/Layer fixieren, Änderungen erschweren.
PDF/A konvertieren
Für Portale mit Archiv‑Anforderung.
PDF reparieren
Fallback bei beschädigten/inkompatiblen Dateien.