Trong công việc văn phòng và học tập hàng ngày, việc chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF là một thao tác phổ biến và quan trọng. Tệp PDF (Portable Document Format) lý tưởng để chia sẻ tài liệu, lưu trữ chuyên nghiệp và in ấn chất lượng cao nhờ khả năng tương thích đa nền tảng tuyệt vời, bố cục cố định, nội dung không dễ bị giả mạo và kích thước tệp tương đối nhỏ gọn (tùy thuộc vào cài đặt chuyển đổi). Cho dù bạn muốn đảm bảo tài liệu của mình hiển thị hoàn hảo trên mọi thiết bị hay bảo vệ nội dung tài liệu khỏi bị sửa đổi dễ dàng, PDF đều cung cấp một giải pháp đáng tin cậy. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết một số phương pháp chính thống và hiệu quả để chuyển đổi Word sang PDF, giúp bạn dễ dàng xử lý các nhu cầu chuyển đổi khác nhau.

Phương pháp 1: Sử dụng tính năng "Lưu Dưới Dạng" (Save As) hoặc "Xuất" (Export) tích hợp sẵn của Microsoft Word

Đây là phương pháp trực tiếp và được sử dụng phổ biến nhất. Các phiên bản Microsoft Word hiện đại (như Word 2013, 2016, 2019, Microsoft 365) đều có sẵn các khả năng chuyển đổi PDF mạnh mẽ.

Các bước:

1. Mở tài liệu Word: Trước tiên, hãy mở tệp .doc hoặc .docx bạn muốn chuyển đổi bằng Microsoft Word.
2. Chọn menu "Tệp" (File): Nhấp vào tab "Tệp" ở góc trên bên trái giao diện Word.
3. Chọn "Lưu Dưới Dạng" (Save As) hoặc "Xuất" (Export):
   • Lưu Dưới Dạng (Save As): Trong menu "Tệp", chọn "Lưu Dưới Dạng". Sau đó chọn vị trí lưu. Trong menu thả xuống "Lưu dưới dạng" (Save as type), chọn "PDF (*.pdf)".

     

     

   • Xuất (Export): Hoặc, trong menu "Tệp", chọn "Xuất", sau đó nhấp vào nút "Tạo Tài liệu PDF/XPS" (Create PDF/XPS Document), tiếp theo là "Tạo PDF/XPS" (Create PDF/XPS).

     

4. Đặt tùy chọn (tùy chọn): Trước khi lưu PDF, bạn có thể nhấp vào nút "Tùy chọn..." (Options...) (thường bên cạnh "Lưu dưới dạng" hoặc gần nút "Phát hành" (Publish)) để điều chỉnh cài đặt PDF.
   • Phương pháp tối ưu hóa: Bạn có thể chọn "Tiêu chuẩn (xuất bản trực tuyến và in)" (Standard (online publishing and printing)) để có chất lượng cao hơn, hoặc "Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến)" (Minimum size (online publishing)) để giảm kích thước tệp.
   • Các tùy chọn khác: Bạn cũng có thể đặt phạm vi trang, có bao gồm thuộc tính tài liệu hay không, có tạo dấu trang cho khả năng truy cập hay không, v.v.

     

5. Lưu: Sau khi thiết lập, nhấp vào nút "Lưu" (Save) hoặc "Phát hành" (Publish), và tài liệu Word sẽ được chuyển đổi sang định dạng PDF.

Ưu điểm:

• Thao tác đơn giản và trực quan.
• Thường giữ lại tốt định dạng và bố cục của tài liệu gốc.
• Không cần cài đặt phần mềm bổ sung.

Phương pháp 2: Sử dụng tính năng "In sang PDF" (Print to PDF)

Nếu phiên bản Word của bạn cũ hơn hoặc chức năng "Lưu dưới dạng PDF" không lý tưởng, bạn có thể thử sử dụng tính năng máy in ảo.

Các bước:

1. Mở tài liệu Word và chọn "In" (Print): Mở tài liệu Word của bạn, sau đó nhấp vào menu "Tệp" và chọn "In" (hoặc nhấn Ctrl+P / Cmd+P).
2. Chọn máy in PDF: Trong danh sách chọn máy in, tìm tên như "Microsoft Print to PDF", "Adobe PDF" (nếu đã cài đặt Adobe Acrobat) hoặc một máy in PDF ảo tương tự khác.

   

3. Điều chỉnh cài đặt in (tùy chọn): Bạn có thể điều chỉnh phạm vi trang, hướng, kích thước giấy, v.v., giống như in tài liệu thông thường.
4. In: Nhấp vào nút "In". Hệ thống sẽ nhắc bạn chọn vị trí lưu và tên tệp cho PDF.
5. Lưu PDF: Nhập tên tệp và nhấp vào "Lưu".

Ưu điểm:

• Khả năng tương thích tốt, hầu hết tất cả các hệ thống Windows đều có sẵn "Microsoft Print to PDF".
• Có thể kiểm soát gián tiếp một số thuộc tính PDF (chẳng hạn như điều chỉnh trang thông qua cài đặt in).

Nhược điểm:

• Có thể không giữ lại siêu dữ liệu và liên kết hoàn chỉnh như chức năng "Lưu Dưới Dạng" hoặc "Xuất".
• PDF được tạo đôi khi có thể dựa trên hình ảnh thay vì văn bản (tùy thuộc vào trình điều khiển máy in).

Phương pháp 3: Sử dụng các công cụ chuyển đổi Word sang PDF trực tuyến

Nếu bạn chưa cài đặt Microsoft Word hoặc cần chuyển đổi nhanh mà không cần cài đặt phần mềm, các công cụ chuyển đổi trực tuyến là một lựa chọn tốt. Có nhiều công cụ trực tuyến cung cấp các dịch vụ như vậy, ví dụ như dpdf.com.

Các bước:

1. Truy cập công cụ chuyển đổi trực tuyến: Mở trình duyệt của bạn và truy cập trang web công cụ chuyển đổi Word sang PDF mà bạn chọn (ví dụ: trang công cụ Word sang PDF của dpdf.com).
2. Tải lên tài liệu Word: Nhấp vào nút "Chọn tệp Word" (Choose Word file) hoặc kéo và thả tệp .doc hoặc .docx của bạn vào khu vực được chỉ định.
3. Bắt đầu chuyển đổi: Sau khi tệp được tải lên, quá trình chuyển đổi thường sẽ tự động bắt đầu hoặc bạn có thể cần nhấp vào nút "Chuyển đổi" (Convert).
4. Tải xuống tệp PDF: Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, trang web sẽ cung cấp liên kết tải xuống để bạn lưu tệp PDF.

Ưu điểm:

• Tiện lợi và nhanh chóng, không cần cài đặt phần mềm.
• Đa nền tảng, có thể sử dụng miễn là bạn có trình duyệt và mạng.
• Nhiều công cụ trực tuyến cũng tập trung vào trải nghiệm người dùng và bảo mật tệp, nhưng vẫn cần lưu ý đến rủi ro về quyền riêng tư khi sử dụng.

Mẹo chọn phương pháp tốt nhất

Khi chọn phương pháp chuyển đổi tài liệu Word sang PDF, hãy xem xét các yếu tố chính sau để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn:

• Sử dụng hàng ngày và bảo toàn định dạng tốt nhất:
  • Đối với hầu hết người dùng, tính năng "Lưu Dưới Dạng" hoặc "Xuất" tích hợp sẵn của Microsoft Word là lựa chọn ưu tiên.
  • Ưu điểm: Thao tác đơn giản và trực quan, bảo toàn tốt nhất định dạng phức tạp và bố cục của tài liệu gốc.
• Không có môi trường Word hoặc tìm kiếm chuyển đổi nhanh:
  • Nếu thiết bị của bạn chưa cài đặt Microsoft Word hoặc bạn chỉ cần chuyển đổi nhanh một lần, các công cụ Word sang PDF trực tuyến là một lựa chọn lý tưởng.
  • Ưu điểm: Không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào, có thể hoàn thành thông qua trình duyệt, tiện lợi và nhanh chóng.
• Cân nhắc về quyền riêng tư và bảo mật tài liệu:
  • Nếu tài liệu của bạn chứa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật, bạn nên sử dụng chức năng chuyển đổi cục bộ tích hợp sẵn của Word.
  • Ưu điểm: Tránh tải tệp lên bất kỳ máy chủ trực tuyến nào, đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Các tính năng nâng cao và nhu cầu chuyên nghiệp:
  • Khi bạn cần các tùy chọn kiểm soát PDF nâng cao hơn, chẳng hạn như tuân theo các tiêu chuẩn PDF cụ thể (như PDF/A để lưu trữ lâu dài, PDF/X để in ấn), áp dụng cài đặt bảo mật nâng cao (như bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế chỉnh sửa) hoặc thực hiện chuyển đổi hàng loạt một số lượng lớn tài liệu, phần mềm PDF chuyên nghiệp của bên thứ ba (chẳng hạn như Adobe Acrobat Pro) sẽ là một lựa chọn phù hợp hơn.
  • Ưu điểm: Chức năng toàn diện, có thể đáp ứng các nhu cầu chuyên nghiệp phức tạp.
• Ưu tiên khả năng tương thích hệ thống:
  • Chức năng "In sang PDF" (chẳng hạn như "Microsoft Print to PDF" tích hợp sẵn của hệ thống Windows) thường có khả năng tương thích hệ thống tuyệt vời.
  • Nhược điểm: Có thể hơi thua kém so với xuất trực tiếp trong việc bảo toàn các siêu liên kết và siêu dữ liệu (chẳng hạn như tác giả, tiêu đề và các thông tin khác) trong tài liệu.

Hiểu biết sâu hơn về các đặc điểm và các trường hợp áp dụng của các phương pháp này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chuyển đổi khôn ngoan nhất trong các tình huống khác nhau.

---

Công cụ đề xuất

Ngoài chức năng Word sang PDF, nhiều trang web dịch vụ PDF trực tuyến (chẳng hạn như dpdf.com) cũng cung cấp các công cụ PDF hữu ích khác để đáp ứng các nhu cầu xử lý tài liệu khác nhau của bạn:

---