Kun PDF “ei ole muokattava”, se on usein pelkkä kuva (skanni/valokuva) ilman oikeaa tekstikerrosta. Jotta saat muokattavan Word‑tiedoston: siivoa sivut → käytä OCR:ää tarvittaessa → vie Wordiin ja tarkista tärkeät kohdat.
10 sekunnin testi: Tarvitsetko OCR:n?
- Voit valita tekstiä ja Ctrl+F löytää sanoja: yleensä ei OCR:ää — muunna suoraan Wordiksi.
- Tekstiä ei voi valita (tai vain lohkoina) eikä Ctrl+F löydä mitään: todennäköisesti skannattu/kuva‑PDF — ota OCR käyttöön.
- Poikkeus: joissain PDF:issä “teksti” on vektorimuotoa (terävä mutta ei haettavissa). OCR voi silti auttaa.
Valitse oikea tavoite: “muokattava” vai “haettava”?
| Tavoitteesi | Paras lopputulos | Suositeltu työkalu |
|---|---|---|
| Muokata tekstiä ja asettelua | Word (.docx) | PDF Wordiksi |
| Säilyttää ulkoasu, mutta tehdä haettavaksi/kopioitavaksi | Haettava PDF (tekstikerros) | OCR (haettava PDF) |
| Tarvitset vain tekstin (käännös/haku/AI) | Pelkkä teksti | PDF tekstiksi |
Suositeltu työnkulku
Järjestys: selkeys → OCR → pakkaus
Suositus: Korjaa (valinnainen) → Järjestä sivut → Rajaa → Mustavalko/harmaa (valinnainen) → OCR/Word → Pakkaa (lopuksi).
Vaihe 0 (valinnainen): Korjaa jos tiedosto antaa virheitä
Korjaa PDFKorjaa ennen muunnosta jos:
- “Tiedosto on vioittunut / ei luettavissa”
- lataus tai muunnos epäonnistuu toistuvasti
- sivut eivät renderöidy oikein tai fontteja puuttuu
Vaihe 1: Käännä ja järjestä sivut
Järjestä PDF‑sivutTee kolme asiaa:
- käännä väärin päin olevat sivut (OCR heikkenee heti, jos teksti on “sivuttain”)
- poista tyhjät/mainossivut (siistimpi tulos, pienempi kustannus)
- järjestä sivut oikeaan järjestykseen (yleistä skannatuissa sopimuksissa)
Vaihe 2: Rajaa reunat ja tausta
Rajaa PDFRajaus parantaa usein:
- OCR‑tarkkuutta
- Word-asettelun vakautta
- käsittelynopeutta
Vaihe 3 (valinnainen): Lisää kontrastia tekstiskanneihin
Mustavalko / harmaasävyJos skannissa on paljon kohinaa (paperin tekstuuri, harmaa tausta, varjot), mustavalko/harmaasävy voi:
- tehdä kirjaimista kontrastisempia
- vähentää “kohinaa” OCR‑tuloksessa
Vaihe 4: Muunna Wordiksi (OCR tarvittaessa)
PDF WordiksiKäytännössä:
- jos tekstiä voi valita ja hakea, OCR ei usein ole tarpeen
- jos kyseessä on skanni/kuva, ota OCR käyttöön ja valitse oikea kieli (tai kielet)
Tärkeää: oikea OCR-kieli
Jos valitset vain englannin ei-englanninkieliseen dokumenttiin, virheitä tulee moninkertaisesti. Valitse kieli sisällön mukaan.
Yleiset sudenkuopat ja varmat vaihtoehdot
1) Liikaa virheitä tekstissä: aloita laadusta ja kielestä
Jos näet:
- puuttuvia kirjaimia/typoja
- samannäköisten merkkien sekoittumista (0/O, 1/I jne.)
- outoja symboleja sanojen keskellä
Yleensä auttaa:
- parempi lähde (vähemmän sumeutta/heijastuksia)
- Rajaa reunat ja tausta
- valitse oikea OCR‑kieli
2) Sarakkeet/taulukot hajoavat Wordissa: jaa tavoite
Taulukkopainotteisille skanneille usein parempi:
PDF ExceliksiJos tarvitset vain tekstin, tämä on usein vakaampi:
PDF tekstiksi3) “Terävä mutta ei haettavissa”: vektorit/kerrokset
Jotkin PDF:t näyttävät tekstiltä, mutta ovat vektorimuotoja tai monimutkaisia kerroksia. Tällöin OCR on silti järkevä ratkaisu.
4) Oikeudet: avaa lukitus ensin (vain luvalla)
Jos PDF on rajoitettu (kopiointi/muokkaus), kokeile:
Avaa PDF:n lukitusHuomio
Käytä lukituksen avausta vain, jos sinulla on lupa (valtuutettu käyttö / tunnettu salasana). Työkalu ei murra tuntemattomia salasanoja.
Hyödyllinen yhdistelmä: muokkaa Wordissa, toimita PDF:nä
Usein Word ei ole lopullinen muoto. Ajattele kahta työnkulkua:
- Muokkaus: PDF Wordiksi → (muokkaa Wordissa) → Word PDF:ksi
- Toimitus (tarpeen mukaan):
- vesileima: Lisää vesileima
- suojaus: Suojaa PDF
- koko: Pakkaa PDF (yleensä viimeiseksi)
Tyypillinen järjestys
- Yleensä: takaisin PDF:ksi → vesileima (valinnainen) → suojaus (valinnainen) → pakkaus (valinnainen, viimeinen).
- Vahvempi “vain katselu”: ennen suojausta lisää “flatten”: Flatten PDF tai Rasterize PDF (kompromissi: teksti muuttuu kuvaksi; koko voi kasvaa).
FAQ
Miksi OCR-virheitä on edelleen paljon?
Yleensä siksi että:
- OCR‑kieli on väärä
- lähde on heikkolaatuinen (sumeus/heijastus/varjot)
- esikäsittely puuttuu (ensin Rajaa, tarvittaessa mustavalko)
Taulukot ovat sekaisin Wordissa. Mitä teen?
Kokeile:
PDF ExceliksiOnko normaalia, että Word-asettelu muuttuu paljon?
On. Skanni → Word on “tunnistus + uudelleen asettelu”, joten monimutkaiset asettelut eivät toistu täydellisesti. Tavoittele ensin muokattavuutta, viimeistele sitten käsin.
Nopea tarkistuslista muunnoksen jälkeen
- summat / päivämäärät / tunnisteet (virheherkintä)
- siirtyneet sarakkeet taulukoissa (käytä Exceliä tarvittaessa)
- puuttuvat ylä-/alatunnisteet ja sivunumerot (lisää käsin)
- puuttuvat rivit/ehdot (erityisesti puhelinvalokuvissa)
Liittyvät työkalut
PDF Wordiksi
Muunna PDF muokattavaksi Wordiksi (OCR skanneille).
OCR (haettava PDF)
Tee skannatuista PDF:istä haettavia ennen jatkokäsittelyä.
Rajaa PDF
Poista reunat/tausta paremman OCR:n ja asettelun vuoksi.
Mustavalko / harmaasävy
Lisää kontrastia ja vähennä kohinaa tekstiskanneissa.
Korjaa PDF
Korjaa vioittuneet PDF:t ennen muunnosta.
PDF Exceliksi
Paras valinta, jos tiedostossa on paljon taulukoita.
Word PDF:ksi
Muokkauksen jälkeen takaisin PDF:ksi toimitukseen ja arkistointiin.