Scan PDF til redigerbart Word: komplet guide (OCR + layout)

Når en PDF “ikke kan redigeres”, skyldes det ofte, at siderne i virkeligheden er billeder (scan/foto) uden rigtig tekst. For at få en redigerbar Word‑fil skal du typisk: rydde siderne op → køre OCR ved behov → eksportere til Word og tjekke nøglefelter.

Vælg det rigtige mål: “redigerbar” eller “søgbar”?

Anbefalet workflow (mest stabilt)

Trin 0 (valgfrit): Reparer hvis filen fejler

Reparer PDF

Reparer før konvertering hvis du ser:

• “Filen er beskadiget / kan ikke læses”
• upload eller konvertering fejler gentagne gange
• sider gengives ufuldstændigt eller skrifttyper mangler

Trin 1: Ret rotation og rækkefølge

Organisér PDF‑sider

Gør tre ting:

• rotér sider der vender forkert (OCR bliver straks dårligere, hvis tekst er “på siden”)
• slet tomme/reklame‑sider (renere output, lavere omkostning)
• sorter rækkefølge (almindeligt i scannede kontrakter/materialer)

Trin 2: Beskær kanter og baggrund

Beskær PDF

Beskæring forbedrer ofte:

• OCR‑nøjagtighed
• layoutstabilitet i Word
• behandlingshastighed

Trin 3 (valgfrit): Øg kontrast til tekstscans

Sort/hvid / gråtoner

Hvis scannet har meget støj (papirstruktur, grå baggrund, skygger), kan sort/hvid eller gråtoner:

• gøre bogstaver mere kontrastfulde
• reducere “støj” i OCR‑resultatet

Trin 4: Konvertér til Word (med OCR hvis nødvendigt)

PDF til Word

Praktisk tommelfingerregel:

• kan du markere tekst og søge i den → konvertér ofte uden OCR
• er det scan/foto → slå OCR til og vælg rigtigt sprog (evt. flere)

Almindelige faldgruber og sikre alternativer

1) For mange fejl i teksten: start med kvalitet og sprog

Hvis du ser:

• manglende bogstaver/typo’er
• forveksling af lignende tegn (0/O, 1/I osv.)
• mærkelige symboler midt i ord

Så hjælper det ofte at:

• bruge en renere kilde (mindre slør/odsjær)
• Beskære kanter og baggrund
• vælge korrekt OCR‑sprog

2) Kolonner/tabeller ødelægger layout: del målet op

For tabeltunge scans (kontoudtog, lister) er det ofte bedre:

PDF til Excel

Hvis du kun skal bruge tekst, er dette tit mere stabilt:

PDF til tekst

3) “Ser skarpt ud, men kan ikke søges”: vektor/lag

Nogle PDF’er ser ud som rigtig tekst, men er vektorformer eller komplekse lag. Her er OCR stadig en fornuftig løsning.

4) Rettigheder: lås op først (kun med tilladelse)

Hvis PDF’en er begrænset (kopi/redigering), prøv:

Lås PDF op

God kombination: redigér i Word, aflever som PDF

Word er ofte ikke slutformatet. Tænk i to flows:

1. Redigering: PDF til Word → (redigér i Word) → Word til PDF
2. Aflevering (efter behov):

• vandmærke: Tilføj vandmærke
• beskyttelse: Beskyt PDF
• størrelse: Komprimér PDF (typisk til sidst)

FAQ

Hvorfor er der stadig mange OCR-fejl?

Typisk fordi:

1. forkert OCR‑sprog
2. dårlig kildekvalitet (slør/odsjær/skygger)
3. manglende forbehandling (først Beskær, evt. sort/hvid)

Mine tabeller er skæve i Word. Hvad gør jeg?

Prøv:

PDF til Excel

Er det normalt at layoutet ændrer sig meget i Word?

Ja. Scan → Word er “genkendelse + ombrydning”, så komplekse layouts genskabes sjældent perfekt. Fokuser på redigerbarhed først, finpuds bagefter.

Hurtig tjekliste efter konvertering

• beløb / datoer / ID-numre (mest fejlfølsomt)
• forskudte kolonner i tabeller (brug Excel hvis nødvendigt)
• manglende header/footer/sidenumre (tilføj manuelt ved vigtige afleveringer)
• manglende linjer/klausuler (især fra mobilfotos)

Relaterede værktøjer

---