ในการทำงานในสำนักงานและการศึกษาในแต่ละวัน การแปลงเอกสาร Word เป็นรูปแบบ PDF เป็นการดำเนินการทั่วไปและสำคัญ ไฟล์ PDF (Portable Document Format) เหมาะสำหรับการแบ่งปันเอกสาร การเก็บถาวรระดับมืออาชีพ และการพิมพ์คุณภาพสูง เนื่องจากมีความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยม เค้าโครงคงที่ เนื้อหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ง่าย และขนาดไฟล์ที่ค่อนข้างเล็ก (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแปลง) ไม่ว่าคุณจะต้องการให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณแสดงผลได้อย่างสมบูรณ์แบบบนอุปกรณ์ใดๆ หรือปกป้องเนื้อหาเอกสารของคุณจากการแก้ไขง่ายๆ PDF ก็มีโซลูชันที่เชื่อถือได้ บทความนี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการหลักและมีประสิทธิภาพหลายวิธีในการแปลง Word เป็น PDF ช่วยให้คุณจัดการกับความต้องการในการแปลงต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

วิธีที่ 1: การใช้ฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" หรือ "ส่งออก" ในตัวของ Microsoft Word

นี่เป็นวิธีที่ตรงที่สุดและใช้กันทั่วไปที่สุด Microsoft Word เวอร์ชันใหม่ๆ (เช่น Word 2013, 2016, 2019, Microsoft 365) ล้วนมีความสามารถในการแปลง PDF ในตัวที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอน:

1. เปิดเอกสาร Word: ขั้นแรก เปิดไฟล์ .doc หรือ .docx ที่คุณต้องการแปลงโดยใช้ Microsoft Word
2. เลือกเมนู "ไฟล์": คลิกที่แท็บ "ไฟล์" ที่มุมบนซ้ายของอินเทอร์เฟซ Word
3. เลือก "บันทึกเป็น" หรือ "ส่งออก":
   • บันทึกเป็น: ในเมนู "ไฟล์" เลือก "บันทึกเป็น" จากนั้นเลือกตำแหน่งบันทึก ในเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นชนิด" เลือก "PDF (*.pdf)"

     

     

   • ส่งออก: หรือในเมนู "ไฟล์" เลือก "ส่งออก" จากนั้นคลิกปุ่ม "สร้างเอกสาร PDF/XPS" แล้วตามด้วย "สร้าง PDF/XPS"

     

4. ตั้งค่าตัวเลือก (ไม่บังคับ): ก่อนบันทึก PDF คุณสามารถคลิกปุ่ม "ตัวเลือก..." (โดยปกติจะอยู่ถัดจาก "บันทึกเป็นชนิด" หรือใกล้กับปุ่ม "เผยแพร่") เพื่อปรับการตั้งค่า PDF
   • วิธีการปรับให้เหมาะสม: คุณสามารถเลือก "มาตรฐาน (เผยแพร่ออนไลน์และพิมพ์)" เพื่อคุณภาพที่สูงขึ้น หรือ "ขนาดต่ำสุด (เผยแพร่ออนไลน์)" เพื่อลดขนาดไฟล์
   • ตัวเลือกอื่นๆ: คุณยังสามารถตั้งค่าช่วงหน้าเว็บ ว่าจะรวมคุณสมบัติเอกสารหรือไม่ ว่าจะสร้างบุ๊กมาร์กสำหรับการช่วยสำหรับการเข้าถึงหรือไม่ เป็นต้น

     

5. บันทึก: หลังจากตั้งค่าแล้ว ให้คลิกปุ่ม "บันทึก" หรือ "เผยแพร่" และเอกสาร Word จะถูกแปลงเป็นรูปแบบ PDF

ข้อดี:

• การทำงานง่ายและใช้งานง่าย
• โดยปกติจะรักษารูปแบบและเค้าโครงของเอกสารต้นฉบับได้ดี
• ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

วิธีที่ 2: การใช้คุณลักษณะ "พิมพ์เป็น PDF"

หาก Word เวอร์ชันของคุณเก่ากว่าหรือฟังก์ชัน "บันทึกเป็น PDF" ไม่เหมาะ คุณสามารถลองใช้คุณลักษณะเครื่องพิมพ์เสมือนได้

ขั้นตอน:

1. เปิดเอกสาร Word และเลือก "พิมพ์": เปิดเอกสาร Word ของคุณ จากนั้นคลิกเมนู "ไฟล์" และเลือก "พิมพ์" (หรือกด Ctrl+P / Cmd+P)
2. เลือกเครื่องพิมพ์ PDF: ในรายการเลือกเครื่องพิมพ์ ให้ค้นหาชื่อเช่น "Microsoft Print to PDF", "Adobe PDF" (หากติดตั้ง Adobe Acrobat) หรือเครื่องพิมพ์ PDF เสมือนอื่นที่คล้ายกัน

   

3. ปรับการตั้งค่าการพิมพ์ (ไม่บังคับ): คุณสามารถปรับช่วงหน้า การวางแนว ขนาดกระดาษ ฯลฯ ได้เช่นเดียวกับการพิมพ์เอกสารทั่วไป
4. พิมพ์: คลิกปุ่ม "พิมพ์" ระบบจะแจ้งให้คุณเลือกตำแหน่งบันทึกและชื่อไฟล์สำหรับ PDF
5. บันทึก PDF: ป้อนชื่อไฟล์แล้วคลิก "บันทึก"

ข้อดี:

• ความเข้ากันได้ดี ระบบ Windows เกือบทั้งหมดมี "Microsoft Print to PDF" ในตัว
• สามารถควบคุมแอตทริบิวต์ PDF บางอย่างทางอ้อมได้ (เช่น การปรับหน้าผ่านการตั้งค่าการพิมพ์)

ข้อเสีย:

• อาจไม่รักษาข้อมูลเมตาและลิงก์ได้อย่างสมบูรณ์เท่ากับฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" หรือ "ส่งออก"
• PDF ที่สร้างขึ้นบางครั้งอาจเป็นแบบรูปภาพแทนที่จะเป็นแบบข้อความ (ขึ้นอยู่กับไดรเวอร์เครื่องพิมพ์)

วิธีที่ 3: การใช้เครื่องมือแปลง Word เป็น PDF ออนไลน์

หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Microsoft Word หรือต้องการการแปลงอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ เครื่องมือแปลงออนไลน์เป็นตัวเลือกที่ดี มีเครื่องมือออนไลน์มากมายที่ให้บริการดังกล่าว เช่น dpdf.com

ขั้นตอน:

1. ไปที่เครื่องมือแปลงออนไลน์: เปิดเบราว์เซอร์ของคุณและไปที่เว็บไซต์เครื่องมือแปลง Word เป็น PDF ที่คุณเลือก (เช่น หน้าเครื่องมือ Word เป็น PDF ของ dpdf.com)
2. อัปโหลดเอกสาร Word: คลิกปุ่ม "เลือกไฟล์ Word" หรือลากและวางไฟล์ .doc หรือ .docx ของคุณไปยังพื้นที่ที่กำหนด
3. เริ่มการแปลง: หลังจากอัปโหลดไฟล์แล้ว การแปลงมักจะเริ่มโดยอัตโนมัติ หรือคุณอาจต้องคลิกปุ่ม "แปลง"
4. ดาวน์โหลดไฟล์ PDF: หลังจากการแปลงเสร็จสมบูรณ์ เว็บไซต์จะให้ลิงก์ดาวน์โหลดเพื่อให้คุณบันทึกไฟล์ PDF

ข้อดี:

• สะดวกและรวดเร็ว ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์
• ข้ามแพลตฟอร์ม สามารถใช้งานได้ตราบใดที่คุณมีเบราว์เซอร์และเครือข่าย
• เครื่องมือออนไลน์จำนวนมากยังเน้นประสบการณ์ผู้ใช้และความปลอดภัยของไฟล์ แต่ยังคงต้องคำนึงถึงความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวเมื่อใช้งาน

เคล็ดลับในการเลือกวิธีที่ดีที่สุด

เมื่อเลือกวิธีการแปลงเอกสาร Word เป็น PDF ให้พิจารณาปัจจัยสำคัญต่อไปนี้เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ:

• การใช้งานประจำวันและการรักษารูปแบบที่ดีที่สุด:
  • สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ ฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" หรือ "ส่งออก" ในตัวของ Microsoft Word เป็นตัวเลือกที่ต้องการ
  • ข้อดี: การทำงานง่ายและใช้งานง่าย รักษารูปแบบที่ซับซ้อนและเค้าโครงของเอกสารต้นฉบับได้ดีที่สุด
• ไม่มีสภาพแวดล้อม Word หรือต้องการการแปลงอย่างรวดเร็ว:
  • หากอุปกรณ์ของคุณไม่ได้ติดตั้ง Microsoft Word หรือคุณต้องการเพียงการแปลงอย่างรวดเร็วเพียงครั้งเดียว เครื่องมือ Word เป็น PDF ออนไลน์ เป็นตัวเลือกที่เหมาะ
  • ข้อดี: ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใดๆ สามารถทำได้ผ่านเบราว์เซอร์ สะดวกและรวดเร็ว
• ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของเอกสาร:
  • หากเอกสารของคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ฟังก์ชันการแปลงภายในเครื่องของ Word
  • ข้อดี: หลีกเลี่ยงการอัปโหลดไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ใดๆ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
• คุณลักษณะขั้นสูงและความต้องการระดับมืออาชีพ:
  • เมื่อคุณต้องการตัวเลือกการควบคุม PDF ขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น การปฏิบัติตามมาตรฐาน PDF เฉพาะ (เช่น PDF/A สำหรับการเก็บถาวรระยะยาว PDF/X สำหรับการพิมพ์) การใช้การตั้งค่าความปลอดภัยขั้นสูง (เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การจำกัดการแก้ไข) หรือการแปลงเอกสารจำนวนมากเป็นชุด ซอฟต์แวร์ PDF ของบริษัทอื่นระดับมืออาชีพ (เช่น Adobe Acrobat Pro) จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
  • ข้อดี: ฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุม สามารถตอบสนองความต้องการระดับมืออาชีพที่ซับซ้อนได้
• ความสำคัญของความเข้ากันได้ของระบบ:
  • ฟังก์ชัน "พิมพ์เป็น PDF" (เช่น "Microsoft Print to PDF" ในตัวของระบบ Windows) มักจะมีความเข้ากันได้ของระบบที่ดีเยี่ยม
  • ข้อเสีย: อาจด้อยกว่าการส่งออกโดยตรงเล็กน้อยในการรักษาไฮเปอร์ลิงก์และข้อมูลเมตา (เช่น ผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และข้อมูลอื่นๆ) ในเอกสาร

ความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับลักษณะและสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องของวิธีการเหล่านี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจในการแปลงที่ชาญฉลาดที่สุดในสถานการณ์ต่างๆ

---

เครื่องมือที่แนะนำ

นอกเหนือจากฟังก์ชัน Word เป็น PDF แล้ว เว็บไซต์บริการ PDF ออนไลน์จำนวนมาก (เช่น dpdf.com) ยังมีเครื่องมือ PDF ที่มีประโยชน์อื่นๆ เพื่อตอบสนองความต้องการในการประมวลผลเอกสารต่างๆ ของคุณ:

---