精算では、形式の混在(PDF/画像/Office)、順序の乱れ、向きの不一致、容量制限がつきもの。ここでは「整理から提出まで」の実践手順を示します。
オールインワン結合:ゼロから提出まで
- PDF結合 を開く
- すべての領収書をドラッグ&ドロップ(PDF、JPG/PNG/HEIC、Word/Excel 等)
- サムネイルで並べ替え;横向きページを選んで回転
- 重複/白紙ページを削除:ページ削除
- 「結合してダウンロード」をクリック
混在形式も一度で結合可能
受付不可な形式がある場合は、先にPDFへ変換:
画像からPDF、
任意ファイルからPDF。
容量制限とレイアウト規範
1) 容量(一般的制限:2/5/10/20MB)
2) レイアウト(審査/印刷を容易に)
- ページサイズをA4/Letterへ統一:ページサイズ調整
- 「表紙/サマリ → 明細 → 添付」の順序を推奨;必要なら表紙(申請者、案件、合計、点数)を追加。
スマホ撮影の領収書をより見やすく
紙面に平行に撮影し、影/反射を避ける;不要な縁をトリミング;必要なら撮影アプリでコントラストを強めてから取り込み。
FAQ
Q:画像とPDFを一緒に結合?
A:PDF結合 にまとめて投入;または 画像からPDF でPDF化後に結合。
Q:結合後のファイルが大きすぎる?
A:圧縮;それでも大きい場合は 白黒化 や サイズ統一 の後に再圧縮。
Q:日付/金額で自動ソートできる?
A:現状は手動ドラッグが基本。ファイル名を「日付‑金額‑店名」などにしておくと一覧が見やすいです。
Q:スキャンの向きがバラバラ/余白が広い?
A:ページ整理 で一括回転/白紙削除;必要なら元画像でトリミング。
プライバシーとコンプライアンス
- 個人情報(電話/口座/税番号等)は慎重に取り扱い、処理/提出権限を確認。
- 外部提供時は「社内用途限定」等の透かしを追加:透かし追加。